Noen vedtekter har krav til begrunnelse av forslag eller for styrets innstilling til årsmøtet. Vær spesielt oppmerksom på at både forslag og andre framlegg til årsmøtet må bygge på riktige faktaopplysninger og det er viktig å skille mellom fakta og vurderinger. Dårlig formulerte saksframlegg kan skape tvil mht. om et årsmøtevedtak bygger på riktig faktafremstilling, og hvis ikke kan veien til underkjennelse være kort.
Dette er naturligvis spesielt viktig der det gjelder vedtak som kan gi grunnlag for tvist med medlemmer f.eks. eksklusjonsvedtak o.l., og særlig ved vedtektsendringer som berører forholdet mellom foreningen og medlemmene.
Det kan også være fornuftig å ta foreningsvedtektene i sin helhet opp til revisjon en gang iblant. Etter hvert som samfunnsforhold og foreningens praksis og medlemmenes opptreden endrer seg over tid, er det smart å påse at vedtektene «holder følge». KNBFs nyeste standardvedtekter fra 2018 er som alltid et godt utgangspunkt. Vedtekter bør ikke inneholde mer enn absolutt nødvendig for den helt overordnete styring av foreningen. Eksempelvis bør detaljerte reguleringer av ansiennitet eller innskuddspraksis o.l. forankres i et havnereglement eller tilsvarende.
Mange foreninger har underordnete reglementer som nettopp et havnereglement. Også disse reglementer bør revideres med gitte mellomrom for å sikre at de stemmer overens med hva som er praksis. Eller så bør praksis endres for å være i samsvar med reglementet. Det er viktig å være oppmerksom på at slike reglementer også kan legge begrensninger på hva foreningens styre har kompetanse til å vedta/bestemme overfor medlemmene. Oppstår det tvil eller tvist om slike spørsmål, kan det lett bli uønsket misstemning.
For de foreninger som ikke eier landområdet de er knyttet til, vil det før eller siden være aktuelt med fornyelse av leieavtaler eller festekontrakter. Når det nærmer seg slike tidspunkter er det viktig å ha solid forankring i årsmøtevedtak og -diskusjoner for hva styret foretar seg. Ikke bare fordi man må ha en forhandlingsstrategi, men også fordi utfall av forhandlinger en god del ganger forutsetter enten tilslutning fra et årsmøte eller vedtektsendringer. Og med begge deler er det viktig å ha hatt en gjennomtenkt prosess før noe bestemmes.
For medlemmene i foreningene har vi også et viktig tips: Du ivaretar ikke dine egne og foreningens interesser ved å være fraværende fra årsmøtet. En av dine viktigste oppgaver er faktisk å si din mening og gi din stemme til de vedtak og den styring du mener er riktigst for din båtforening. Foreningene er selvstyrte demokratiske institusjoner, men demokratiet er helt og fullt avhengig av at du deltar i det. Som regel blir det også en hyggelig opplevelse da de fleste årsmøter etter min opplevelse blir godt bevertet.
Husk at KNBF-foreningen nyter medlemsfordelen gratis juridisk bistand også omkring alle juridiske spørsmål relatert til årsmøter, vedtekter og reglementer. Ta kontakt via post@knbf.no eller post@baatadvokaten.no for å benytte medlemsfordelen.
